Structure des documents : organisation, accès et évolutivité
Arts Martiaux Genas · Saison 2025–26rfc-11 2025-10-16
DRAFT
🎯 Objectif
Cette RFC décrit l’organisation des documents de l’association Arts Martiaux Genas, en cohérence avec la RFC-10 – Gouvernance ouverte.
Elle définit l’arborescence, les conventions de classement, la gestion par saison, et les règles de diffusion ou de confidentialité.
🗂️ Arborescence proposée
/docs/ → Documentation publique
/club/ → Infos pratiques (cours, lieux, inscriptions)
/legal/ → Statuts, bilans, AG, conventions
/gouvernance/ → Manifestes, chartes, RFC
/seasons/ → Données liées aux saisons sportives
/2024-25/
/ag/ → PV d’AG (AGO, AGE)
/planning/ → Horaires des cours
/bilan/ → Bilan d’activité et financier
/inscriptions/ → Feuilles d’inscription, suivis anonymisés
/internal/ → Données non publiques
/gestion/ → Adhérents, finances détaillées, RH
/historique/ → Archives internes
/temp/ → Brouillons
/meta/ → Structure, scripts, conventions, backend🧭 Gestion par saison
La vie de l'association est structurée par saisons sportives (juillet à juin).
Tout document qui relève directement de cette temporalité doit être archivé dans un dossier /seasons/YYYY-YY/.
🔄 Documents saisonniers
| Document | Exemple de saison | Dossier cible |
|---|---|---|
| Planning des cours | 2024-25 | /seasons/2024-25/planning/ |
| Procès-verbal de l’AG annuelle | 2024-25 | /seasons/2024-25/ag/ |
| Bilan d’activité ou financier | 2024-25 | /seasons/2024-25/bilan/ |
| Documents d'inscription / diffusion | 2024-25 | /seasons/2024-25/inscriptions/ |
| Statistiques d’adhésion (anonymisées) | 2024-25 | /seasons/2024-25/inscriptions/ |
🔁 Documents transverses
Certains documents s’appliquent à plusieurs saisons, voire à toute la durée de vie de l'association. Ils ne doivent pas être dupliqués dans les dossiers saisonniers.
| Document | Dossier cible | Fréquence de mise à jour |
|---|---|---|
| Statuts et règlement intérieur | /docs/legal/ | Rare |
| Conventions de partenariat | /docs/legal/ | En fonction des contrats |
| Chartes et manifestes | /docs/gouvernance/ | À chaque évolution importante |
| RFC | /docs/gouvernance/ | Vivantes (versionnées) |
| Charte documentaire | /meta/ | Révisée chaque année |
📋 Nommage et formats
- Format recommandé :
.mdpour les contenus modifiables,.pdfpour les documents signés. - Convention de nommage :
- PV d’AG :
2025-07-05-ag-ordinaire.md - Planning :
planning-karate-ados-2024-25.md - Bilans :
bilan-financier-2024-25.md,bilan-activite-2024-25.md
- PV d’AG :
- Versionnage : via Git ou par duplication horodatée.
🔁 Audit annuel
En fin de saison :
- Clôture du dossier saison en cours (
/seasons/XXXX-YY/) - Archivage des documents obsolètes
- Nettoyage du dossier
/internal/temp/ - Revue de cette RFC si nécessaire