🎪 Guide d'organisation d'un événement

Ce guide structure l'organisation des stages et animations du club — forum des associations, stages avec experts fédéraux, soirées de Noël, passages de grade.

🗓 Types d'événements du club

• Forum des associations (rentrée, début septembre) — stand de présentation, démonstrations
• Stages avec experts fédéraux — encadrés par des grades élevés invités (ex. Christian Clause 9e dan, Jean-Pierre Lavorato 10e dan)
• Stages enfants pendant les vacances scolaires
• Événement de Noël et fête de fin de saison

👉 Voir le journal de la saison en cours pour le calendrier réel.

🗓 Checklist logistique

• Réserver la salle auprès de la mairie (Dojo, Salle 1 ou Salle 4 — voir horaires et lieux)
• Confirmer la disponibilité de l'intervenant et, si externe, formaliser une convention ou un contrat de prestation
• Prévoir l'affichage au dojo et la communication externe
• Ouvrir les inscriptions si le stage est payant ou à places limitées

💼 Répartition des rôles

• Responsable général (souvent un membre du CA)
• Responsable logistique (salle, matériel)
• Accueil / émargement

📣 Communication

• Annonce sur le site et les réseaux sociaux (Instagram, Facebook)
• Email aux adhérents
• Voir le guide de communication pour la charte graphique et le ton à adopter

💶 Budget de l'événement

Les recettes et dépenses d'un événement s'imputent sur les comptes suivants du plan comptable :

• Recettes : 706 Prestations de services (droits d'entrée, stages payants)
• Dépenses : 6226/62262 (intervenant), 6257 Réceptions, 6236 Communication

Après l'événement, ces montants apparaissent dans le bilan financier de la saison.

✅ Bilan post-événement

• Nombre de participants
• Retour des bénévoles et de l'intervenant
• Décisions à capitaliser pour la prochaine édition (à noter dans le journal de l'association ou en RFC si ça change une pratique durable)