Guide de passation de bureau
Un bon passage de relais assure la continuité de l'association et évite les pertes d'information. Ce guide s'adresse à la personne sortante et à son successeur.
Accès numériques à transmettre
| Outil | Qui gère | Notes |
|---|---|---|
Email info@amgenas.fr | Président / Secrétaire | Transférer ou changer le mot de passe |
| Site web (GitHub) | Président | Ajouter le successeur comme collaborateur |
| Monetico Online Asso (inscriptions) | Trésorier | Transférer l'accès administrateur |
| Réseaux sociaux (Facebook, Instagram) | Communication | Ajouter le successeur comme gestionnaire |
| Espace MACIF | Président / Trésorier | Mettre à jour le représentant légal |
| Espace FFKaraté | Président | Mettre à jour le dirigeant référent |
| Drive / stockage partagé | Secrétaire | Vérifier les droits d'accès |
Documents à transmettre
- Statuts et règlement intérieur en vigueur
- Derniers PV d'AG et de CA
- Bilan financier et budget de la saison en cours
- Contrats des professeurs
- Convention de mise à disposition des salles (mairie)
- Coordonnées des contacts clés (mairie, FFKaraté, MACIF, professeurs)
- Formulaires et autorisations signés par les adhérents
Check-list par rôle
Président
- [ ] Mettre à jour la déclaration en préfecture (changement de dirigeant)
- [ ] Mettre à jour le représentant légal auprès de la MACIF
- [ ] Mettre à jour le dirigeant référent auprès de la FFKaraté
- [ ] Transmettre les accès GitHub et email du club
- [ ] Présenter le successeur aux partenaires (mairie, FFKaraté)
Secrétaire
- [ ] Transmettre les archives de PV et de convocations
- [ ] Transmettre les accès au Drive partagé
- [ ] Présenter les outils de suivi (RFC, templates)
- [ ] Mettre à jour la liste des contacts adhérents
Trésorier
- [ ] Transmettre l'accès Monetico Online Asso et HelloAsso
- [ ] Clôturer et transmettre la comptabilité de la saison
- [ ] Présenter le plan comptable et les procédures de remboursement
- [ ] Transmettre les coordonnées bancaires et les accès compte
Accompagnement du successeur
La passation ne se résume pas à remettre des documents. Prévoir au minimum :
- Une réunion de présentation (1h) pour parcourir les dossiers en cours
- Une période de chevauchement si possible (quelques semaines)
- Une disponibilité pour répondre aux questions après la passation
Capitalisation
À la fin de votre mandat, un court bilan écrit est utile pour vos successeurs :
- Ce qui a bien fonctionné
- Ce qui mériterait d'être amélioré
- Les dossiers en cours à surveiller
- Les contacts à ne pas perdre
Ce bilan peut être archivé dans docs/legal/mandats ou partagé directement avec le CA.
Voir aussi