🗳 Guide de tenue d'une AG ou réunion du CA
Ce guide applique les règles fixées par les statuts pour que chaque réunion de gouvernance se tienne dans les règles et soit bien documentée.
📬 Convocation
- Délai légal : au moins 15 jours avant la date fixée (Art. 8 des statuts)
- Envoi par email à tous les adhérents, doublé d'un affichage au dojo
- Doit indiquer : ordre du jour précis, lieu, date, heure
🗂 Ordre du jour type d'une AG ordinaire
- Rapport moral de la saison écoulée
- Rapport financier (bilan présenté par le Trésorier)
- Aperçu et budget prévisionnel de la saison à venir
- Renouvellement ou élection des membres du Conseil d'administration
- Questions diverses
Exemple réel : voir le PV de l'AG du 6 novembre 2025.
🏛 AG ordinaire vs AG extraordinaire
- AG ordinaire : au moins une fois par an (Art. 8). Approuve les comptes, le budget, renouvelle le CA.
- AG extraordinaire : convoquée par le Président pour une question importante — modification des statuts, dissolution (Art. 9). Mêmes règles de convocation et de délibération que l'AG ordinaire.
Exemple réel : l'AGE du 17 avril 2025 a acté le changement de nom de l'association et l'adoption des nouveaux statuts.
🗳 Votes
- Une voix par membre présent ; les décisions se prennent à la majorité des voix
- En cas d'égalité, la voix du Président est prépondérante (Art. 8)
- Voter à main levée est l'usage du club, sauf demande explicite de scrutin secret
📝 PV et décisions
- Faire émarger la feuille de présence (jointe à la version signée du PV, non publiée sur le site pour préserver les données personnelles)
- Rédiger le procès-verbal dans les jours suivants
- Publier une version publique du PV (voir droits à l'image et RGPD pour ce qui doit rester privé)
- Mettre à jour le journal de l'association et, si le CA a changé, les mandats